Wichtige
Informationen zur Programmnutzung
Starten
von Y.E.S. im Demo Modus
Anfrage
über den Belegungsplan
Storno-Anfrage
aus Belegungsplan
Storno-Anfrage
aus Aktionsprotokoll eines Kunden
Bestätigen
und Ablehnen von Anfragen
Bestätigen
von Anfragen direkt über das Popup-Menu
Bestätigen
von Anfragen über die Buchungseingabe.
Sehr geehrter Y.E.S. Nutzer,
vielen Dank für Ihr
Interesse an Y.E.S., unserem Yachtcharter Eingabe System. Wir hoffen, Sie
finden in Y.E.S. das schon immer gesuchte Werkzeug, zur Erleichterung Ihrer
Arbeit.
Bitte nehmen Sie sich
die Zeit und lesen Sie die folgenden Zeilen, auch wenn Sie sonst lieber direkt
in die Programmnutzung einsteigen!
Dieses Handbuch
gliedert grob sich in zwei Teile:
Wir empfehlen Ihnen
sehr, zu Beginn die Schritt für Schritt Anleitung nachzuvollziehen. In Y.E.S. können
die wichtigsten Aufgaben mit nur wenigen einfachen Schritten erledigt werden.
Für den optimalen Einsatz müssen Sie diese Schritte aber kennen, und z.B. wissen,
dass in Y.E.S. die meisten Funktionen über Kontext-Menüs (rechte Maustaste)
erreicht werden können. Genau solches Wissen vermittelt Ihnen die Schritt für
Schritt Anleitung.
Last but not Least: Abhängig
von geladenen Plug-Ins können Ihnen in den Menüs zusätzliche Funktionen zur
Verfügung stehen, die in diesem Handbuch nicht erwähnt sind. Bitte benutzen Sie
hier die Anleitung des Plug-In Herstellers oder die Online-Hilfe.
Sollten Sie Anregungen
oder Wünsche zu Y.E.S. haben, so würden wir uns über Ihr Feedback sehr freuen.
Viel Spaß bei der Nutzung unseres Produktes wünscht Ihnen
Mitchel
Berberich
Bevor Sie Ihre Arbeit mit Y.E.S. beginnen, empfiehlt es sich, die folgenden Schritte auf unserem Demo-Server nachzuvollziehen. Sie lernen dabei in einer sicheren Umgebung und ohne Gefahr einer Fehlbuchung, wie Sie Y.E.S. optimal einsetzen, um mit wenigen Handgriffen Ihre Kunden, Yachten und Buchungsdaten zu verwalten und Buchungsanfragen vorzunehmen.
Sollte Ihnen hier oder beim späteren Einsatz des Programms
eine bessere Lösung zu dem einen oder andere Punkt auffallen, so würden wir uns
sehr über Ihr Feedback freuen. Wenn Ihr Verbesserungsvorschlag von allgemeinem
Interesse ist, so wird er sicher in späteren Versionen dieses – noch jungen –
Programms berücksichtigt werden. Sollten auf der anderen Seite Probleme mit der
Programmbenutzung aufgrund eines Missverständnisses auftreten, so erklären wir
Ihnen gerne den „richtigen Weg“ und lassen die dabei gemachte Erfahrung in
spätere Versionen des Handbuchs und der Online-Hilfe einfließen.
Führen Sie zum Start von Y.E.S. im Demo-Modus bitte die Datei demo.exe aus. Daraufhin erscheint zunächst das Ladefenster mit Fortschrittsanzeige. Nach Abschluss des Ladevorgangs wird das Fenster durch den Y.E.S. Anmeldebildschirm ersetzt:

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Abbildung 1 – Programmstart, Ladefenster mit Fortschrittsanzeige oben rechts.

Abbildung 2 - Der Anmeldebildschirm. Im schon angezeigten
dunkelblau gefärbten Hauptfenster ist noch keine Eingabe möglich.
Geben Sie nun im ersten Eingabefeld (vorbelegt mit „Username“) owner1 und im zweiten Feld demo ein. (Später verwenden Sie hier Ihre richtigen Anmeldedaten.) Betätigen Sie die Anmeldeschaltfläche.
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Das Anmeldefenster verschwindet und das Hauptfenster wird aktiv. Sie sind nun als Eigentümer des Stützpunktes Atlantis – Antik Charter angemeldet und haben somit uneingeschränkten Zugriff auf die Daten dieses Stützpunktes. In Ihrer bisherigen Firmengeschichte haben Sie außerdem ein Abkommen mit Greece – Hercules Charter geschlossen und dürfen somit auch als Agentur in begrenztem Umfang auf dessen Daten zugreifen. Die weiteren Stützpunkte sind für diese Einführung in Y.E.S. nicht weiter wichtig. Es ist möglich, dass Ihnen dort Zugriffsrechte gewährt werden und möglich, dass Sie Ihnen verweigert werden (s. auch Rechteverwaltung).
Das Y.E.S. Hauptfenster ist unterteilt in vier Hauptbereiche: Die Menüleiste, den Navigationsbereich, den Detailbereich und die Aufgabenliste. Abhängig von den geladenen Zusatzmodulen stehen in diesen Bereichen Registerkarten mit unterschiedlichen Informationen zur Verfügung.
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Abbildung 3 - Das Y.E.S. Hauptfenster mit Menüleiste (1), Navigationsbereich (2), Detailbereich (3) und Aufgabenliste (4). Der Hauptbereich enthält in dieser Abbildung die Registerkarten „Buchungs-Eingabe“ und „Online-Hilfe“.
In der aktuellen Grundversion, d.h. ohne Zusatzmodule finden Sie in den einzelnen Bereichen Registerkarten mit folgenden Funktionen:
Im Navigationsbereich: Hier finden Sie unter „Stützpunkte“ eine Liste aller im System befindlichen Stützpunkte. Die Namen der Stützpunkte bestehen dabei aus dem englischsprachigen Namen des Charterreviers (z.B. „Croatia“) ggf. mit genauerer Ortsangabe und dem Namen des Vercharterers. Die einzelnen Stützpunkte sind – wie Ordner im Windows Dateisystem – aufklappbar und enthalten die zu dem Stützpunkt gehörenden Yachten.
Die Registerkarte „Benutzer“ dient zum Suchen und Auswählen von Kunden und Agenturen. Im Gegensatz zur Registerkarte „Stützpunkte“ werden hier wegen der größeren Datenmenge jedoch am Anfang noch keine Daten angezeigt.
Die Registerkarte „Index“ enthält schließlich die Überschriften der zum Hauptprogramm und den Zusatzmodulen verfügbaren Hilfetexte.
In der Aufgabenliste: Hier finden Sie eine Aufstellung noch nicht bearbeiteter Buchungsanfragen mit der Möglichkeit, diese direkt zu bestätigen.
Im Detailbereich: Der Detailbereich enthält eine Registerkarte „Buchungseingabe“ zur Eingabe von neuen Buchungsanfragen und zur Einsicht bereits getätigter Buchungen und eine Registerkarte „Online-Hilfe“ zur Anzeige der Hilfetexte. Dazu kommen weitere Registerkarten wie „Belegungsplan“, „Yacht-Info“ und „Benutzer-Info“ – abhängig vom zur Zeit aktiven Objekt.
Die Übersicht über das Y.E.S. Hauptfenster ist hiermit schon abgeschlossen. Mehr zu den einzelnen Bereichen und Registerkarten und deren Verwendung lernen Sie in den folgenden Kapiteln.
In der aktuellen Version bietet Y.E.S. drei verschiedene Wege, eine Buchung vorzunehmen: Mit Buchungscode, mit Direkteingabe der Buchungsdaten und über Auswahl im Belegungsplan. Alle Wege führen jedoch über die Registerkarte „Buchungs-Eingabe“, so dass wir diese zunächst vorstellen. Im Anschluss geben wir dann ein Beispiel zu jeder der Vorgehensweisen.

Abbildung 4 - Registerkarte "Buchungs-Eingabe" mit Buchungsdetails und aktiven Aktions-Schaltflächen „Akzept.“, „Verw.“, „Storno“ und „Neu“.
In der üblichen Leserichtung treffen Sie in der Buchungs-Eingabe nacheinander auf folgende Elemente:
Den Buchungscode: Hier können Sie einen neuen Buchungscode eingeben oder den Code zu einer Buchung ablesen.
Die Vorgangsart: Hier wird für getätigte Anfragen die Art der Anfrage angezeigt, indem das Feld „Buchung“, „Storno“ oder „Option“ abgehakt wird. Handelt es sich bei der Anfrage um eine Option, so erscheint hier gleichzeitig der Verfallstermin der Option.
Die Buchungsdaten: Der Name der Yacht und der Buchungszeitraum, die Adresse des Charterkunden (der Segler) und die Adresse der vermittelnden Agentur (d.h. Ihre Adresse, falls Sie selbst die Anfrage einstellen).
Die Bearbeitungsdaten: Hier finden Sie nach der Bearbeitung der Anfrage die Anschrift der Person, die über Annahme oder Ablehnung der Buchungsanfrage entschieden hat sowie den Ausgang der Entscheidung (Akzeptiert Ja oder Nein).
Den Preis: Den berechneten Charterpreis (Gesamtsumme).
Bemerkung: Die meisten der genannten Felder dienen nur zur Anzeige der Daten. Die restlichen (Code, Von- und Bis- Datum sowie Verfallstermin der Option) sind nur zu bestimmten Zeiten aktiv, um ein nachträgliches Verändern der Daten zu verhindern. Eine Einführung in den richtigen Umgang mit dem Formular erhalten Sie im Rest dieses Kapitels.
Sie haben von einem Vercharterer einen Buchungscode (Sonderangebot oder ähnliches) erhalten und nutzen diesen für Ihre Anfrage. Zunächst müssen Sie den Buchungscode auf unserem Server überprüfen lassen. Als Ergebnis erhalten Sie eine „Buchungsvorlage“:
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TAB
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Zum Abschluss des Vorgangs benötigen Sie noch die Angaben zum Charterkunden:




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Herzlichen Glückwunsch! Sie haben damit Ihre erste Buchungsanfrage in Y.E.S. getätigt.
Wie geht’s weiter? Gleichzeitig mit der Aktualisierung der Anfrage in der Detailansicht wurde die Anfrage zur Aufgabenliste und zur Historie des Charterkunden hinzugefügt und kann von dort aus später bestätigt werden. Oder – dies ist Ihr Stützpunkt – bestätigen Sie gleich mit der nun aktiven Schaltfläche „Akzept.“ in der Buchungseingabe.
Wollen Sie statt einer Buchung eine Option eintragen, so ist der Vorgang der gleiche. Sie müssen lediglich vor Schritt 5 den gewünschten Verfallstermin der Option in das Optionsfeld in der rechten oberen Ecke eintragen. Bei Verlassen des Eingabefeldes wird nun zusätzlich zur Schaltfläche „Buchen“ auch die Schaltfläche „Option“ aktiv.
TAB
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Sie haben keinen Buchungscode, wissen aber genau, welche Yacht Sie wann chartern wollen. Anmerkung: Für diese Vorgehensweise sollten Sie wissen, welche Buchungsintervalle (z.B. Samstag bis Freitag) der Vercharterer üblicherweise akzeptiert oder der Vercharterer muss Ihnen das Recht eingeräumt haben, auch benutzerdefinierte Anfragen zu stellen. Auch hier benötigen Sie zunächst wieder eine gültige „Buchungsvorlage“:
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Ab hier Verfahren Sie genau wie oben. D.h. Sie müssen einen Kunden auswählen und die Buchung absenden:




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Sie möchten sich schnell einen Überblick über verfügbare Yachten und Zeitintervalle verschaffen und unter diesen das für Sie optimale Angebot auswählen? Dann ist dies hier der richtige Weg. Bemerkung: Um über den Belegungsplan zu buchen, muss Ihnen der Vercharterer mindestens das Recht „Verfügbarkeit anfragen“ eingeräumt haben. Vorgehensweise:
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STRG oder SHIFT
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Abbildung 5 - Belegungsplan für die Yachten Marko, Malvazia und Scarlett für 3 Monate ab Mai 2003.
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Ab hier Verfahren Sie wieder genau wie oben. D.h. Sie müssen einen Kunden auswählen und die Buchung absenden.
Zur Eingabe von Optionen verfahren Sie wie unter „Eingabe von Buchungen“ beschrieben. Zusätzlich geben Sie das gewünschte Verfallsdatum der Option in das Optionseingabefeld in der rechten oberen Ecke der „Buchungs-Eingabe“ ein, worauf zusätzlich zur Schaltfläche Buchen auch die Schaltfläche „Option“ für Optionsanfragen aktiv wird.
TAB
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Verwenden Sie die Schaltfläche „Option“ statt „Buchen“ zum
Absenden Ihrer Anfrage.
Um eine Anfrage zu stornieren, wählen Sie diese bitte aus dem Belegungsplan oder einer anderen Buchungsaufstellung (z.B. dem Aktionsprotokoll eines Kunden) aus. Beispiel:
Sie möchten eine Buchung oder Option rückgängig machen und wissen den Yachtnamen? Dann ist dies der richtige Weg für Sie.
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STRG oder SHIFT
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Die Storno-Anfrage wurde abgeschickt, und der Vorgang ist damit abgeschlossen.
Wie geht’s weiter? Gleichzeitig mit der Aktualisierung der Anfrage in der Detailansicht wurde die Anfrage zur Aufgabenliste und zur Historie des Charterkunden hinzugefügt und kann von dort aus später bestätigt werden.
Sie wissen den Namen eines Kunden und möchten für diesen eine Storno-Anfrage absenden? Dann ist dies der richtige Weg für Sie.



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Einstiegspunkt zum Bestätigen von Anfragen ist im Allgemeinen die Y.E.S. Aufgabenliste. Dort werden die für Sie sichtbaren, bisher noch unbeantworteten Anfragen aufgelistet.

Sie können die Anfragen dort direkt über ein Popup-Menu bestätigen oder ablehnen oder sich zunächst die Details ansehen und dann bestätigen. Wir werden im Folgenden ein Beispiel für jeden der beiden Wege geben.
Bemerkung: Sie können Anfragen auch von vielen anderen Stellen in Y.E.S. aus bestätigen. Die dazu benötigten Popup-Menu-Einträge sind mit der rechten Maustaste (fast) überall erreichbar, wo eine bestätigte Buchung oder Option dargestellt wird, so z.B. auch im Aktionsprotokoll eines Charterkunden.
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Die Anfrage wurde hiermit bestätigt (bzw. abgelehnt) und der
Vorgang ist damit abgeschlossen. Gleichzeitig wurde die bearbeitete Anfrage aus
der Aufgabenliste entfernt und auch an anderen Anzeigestellen (z.B. dem
Aktionsprotokoll des Kunden aktualisiert).
Sie benötigen mehr Angaben, um über die Annahme einer Anfrage zu entscheiden? Dann ist dies der richtige Weg. Sie beginnen wieder mit der Aufgabenliste, bestätigen aber erst nachdem Sie sich die Details zur Buchung angesehen haben.
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Die Anfrage wurde hiermit bestätigt (bzw. abgelehnt) und der
Vorgang ist damit abgeschlossen. Gleichzeitig wurde die bearbeitete Anfrage aus
der Aufgabenliste entfernt und auch an anderen Anzeigestellen (z.B. dem
Aktionsprotokoll des Kunden aktualisiert).